Y ahora que tenemos plataforma ¿qué sigue?
La búsqueda de una plataforma educativa para la organización suele ser una tarea por momentos estresante.
Sobre los hombros del/la responsable de Capacitación y/o Recursos Humanos recae la decisión sobre el proveedor, la herramienta en sí (que tenga todo lo necesario para lanzar el proyecto soñado), la infraestructura tecnológica requerida en la empresa para su instalación y el equipo que la llevará adelante.
La tensión es lógica. Un proyecto virtual de formación y/o actualización profesional implica asumir un gran compromiso con una propuesta que es diferente, desafiante y que demanda de trabajo extra hasta organizar el espacio, definir roles, acercar a los futuros usuarios a la cultura del aprendizaje en línea e incluso a los mismos facilitadores y actores que demandan de estos entornos de enseñanza para mantener a sus colaboradores alineados a los objetivos y nuevos procesos del negocio.
Sorteada la etapa de instalación, entonces, comienza el verdadero reto interno que puede provocar cierta desorientación inicial.
Sería algo así como adquirir un auto 0 km de palanca automática y tener que salir a la calle. Aunque tengamos años de conducción, hay que estudiar el vehículo, observar cómo reacciona, abandonar viejos hábitos (como usar la palanca para un cambio de marcha) …
Y en este proceso suelen asumirse diferentes posturas:
Están los que comienzan a publicar todos los materiales que tenían en formato digital.
Otros que quieren esperar a tener una oferta interesante de cursos y/o actividades para lanzarlo internamente.
También quienes se bloquean y procastinan decisiones o se desencantan en cuanto surge algún obstáculo con la herramienta.
Y aquellos que sienten que no tienen la experiencia como para encauzar una propuesta formativa de estas características.
Sabemos que los inicios pueden ser difíciles, pero nunca imposibles. La buena noticia es que el aprendizaje es posible “sin prisa, pero sin pausa”, y para quienes necesitan el acompañamiento o empujón inicial, cuentan con el equipo de especialistas de Edu Conecta.
Para que no dudes más en empezar, a continuación te compartimos 5 tópicos que debes tener presente para embarcarte en este desafío:
El equipo de facilitadores y/o gestores de la nueva plataforma. Aunque parezca una verdad de perogrullo, la plataforma no se administra y gestiona sola. Es necesario capacitarse en el uso de las herramientas que acerca en 3 nodos centrales:
Gestión: es indispensable saber todo lo relacionado a la administración de los usuarios, cursos, publicación de materiales, etcétera.
Contenidos: los recursos disponibles para generar contenido digital interesante e interactivo y evaluaciones dentro del sistema.
Comunicación: las características propias y oportunidad en que se usan los diferentes medios de conversación e intercambio sincrónico y asincrónico dentro del entorno digital.
2. La organización de ese espacio. Un entorno o plataforma educativa es muy parecido a una gran aula donde podemos disponer de diferentes rincones para realizar experiencias concretas, pero lo más relevante es la antesala.
Contar con un espacio de bienvenida donde se explique a los usuarios por qué se generó este espacio, qué se espera y qué tiene para ofrecerles.
Es también una excelente oportunidad para dejarles algunos tips y beneficios de la capacitación en línea, los canales de contacto dependiendo del tipo de consultas, las normas de convivencia y trato dentro del entorno.
Habrá que decidir si contará con una cartelera de novedades o anuncios como también una agenda o calendario con las fechas importantes.
3. El mapeo de las categorías, cursos y actividades. Los cursos de inducción al personal o aquellos dirigidos a toda la compañía son los más usuales de encontrar en este formato (seguridad informática, primeros auxilios, lavado de dinero, seguridad en el trabajo, etc.).
En este sentido, es importante trazar una estrategia general: cuáles serán los cursos que seguirán impartiéndose presenciales de aquellos que pueden ser autoadministrados (sin guía de un especialista) o una combinación de ambos o con distintos tipos de virtualidades (con facilitador, con videoconferencias, etc.).
Una buena práctica es realizar una planificación anual con un cronograma trimestral luego del relevamiento de necesidades en todas las áreas del negocio para evaluar prioridades.
Empezar a definir criterios en cuanto qué esperamos de los cursos, que toquen la fibra del colaborar y se sienta identificado con las tareas, lenguaje y situaciones propuestas.
4. La generación de tutoriales y respuestas a las preguntas más comunes. Antes de realizar una capacitación, el usuario necesita pasar por una etapa de inducción, en la que se irá familiarizando con el entorno, la ubicación y uso de las herramientas, la formas de comunicarse con las personas de soporte técnico y/o los facilitadores o gestores del aprendizaje.
Tutoriales o videotutoriales cortos, que van al punto y le muestran los pasos para seguir en la plataforma, son altamente valorados.
También el repositorio de preguntas frecuentes que debería incluir cuestiones que hacen a la navegación de la plataforma, la descarga de materiales, el ingreso al curso, el uso de los medios de comunicación, la incorporación de archivos, entre otras.
5. El acompañamiento a los usuarios. Tanto si tienen cultura del trabajo online como no, resulta indispensable contar con una persona o equipo dedicado al seguimiento de los usuarios.
Un colaborador que siente que no hay alguien detrás de esa pantalla, desertará fácilmente.
Para concluir, queremos ser totalmente sinceras, ¿es fácil? NO, ¿lo puedo hacer sola/o si no tengo equipo especializado y recursos pertinentes? NO, ¿lleva poco tiempo? NO. ¿Qué hago? Lo primero es tomar la decisión alineada a los objetivos estratégicos del negocio, lo segundo buscar el presupuesto y, lo tercero, que sea PRIORIDAD en la agenda.
¿Seguís con dudas? Sabemos que un punto crítico es la falta de tiempo y a veces la idoneidad para elaborar ideas y pensar la estrategia, y aquí EduConecta pasa a ser tu gran “socio estratégico”.
Te acompañamos en todo el proceso, en cada una de las etapas podemos estar presente, acompañar y asesorarles. ¡Hablemos!